Tip 6

Membuat keputusan adalah satu tindakan penentu dalam satu-satu situasi. Proses membuat keputusan mempunyai urutan tindakan yang perlu diikuti. Bermula dengan bahagian pertama iaitu mengenalpasti masalah/ isu dan berakhir dengan memilih alternatif terbaik untuk dilaksanakan. Bahagian kedua ialah memantau pelaksanaan dan memperbaiki keadaan yang juga merupakan salah satu langkah dalam proses mengenalpasti masalah/isu. Proses ini akan membentuk satu kitaran membuat keputusan.

Jangkamasa proses membuat keputusan, atau, satu keputusan, bergantung kepada banyak faktor. Jika keputusan yang diambil itu menjangkau hingga 5 hingga 10 tahun, untuk mendapatkan kesan, keptusan itu selalunya dinamakan keputusan jangkapanjang. Begitupun, jangkapanjang atau pendek bergantung kepada faktor-faktor lain seperti jenis dan tujuan organisasi, tujuan organisasi, jenis dan tujuan aktiviti dan faktor geografi organisasi beroperasi.

Lebih tinggi jawatan dalam organisasi, lebih penting keputusan yang perlu dibuat. Namun dari segi kekerapan membuat keputusan, penjawatan jawatan tinggi tidak akan kerap membuat keputusanberbanding mereka yang berjawatan rendah. Ambil perbandingan seorang Ketua Eksekutif (Chief Executive Officer) dan juru gegas (dispatcher) dalam sebuah organisasi.

Ketua Eksekutif akan merancang (jangkapanjang dan jangkapendek) visi, misi dan sasaran syarikat. Ini selalunya dibuat pada awal jangkamasa tersebut (sekali). Keputusan meningkatkan prestasi dalam peringkat pemantuan pula mungkin akan dilakukan pada setiap suku tahun, iaitu 4 kali setahun. Perancangan dan mengambil keputusan berkaitan sasaran tahun hadapan dan sasaran terdekat juga biasanya pada akhir tahun sebelumnya iaitu sekali. Bagi keputusan berkaitan aktiviti-aktiviti berasaskan projek pula, Ketua Eksekutif atau Pengurus Projek akan membuat keputusan dengan kadar yang sama atau hampir sama seperti dalam proses merancang sasaran untuk jangkapanjang. Dilihat dari fenomena ini, semua keputusan yang perlu dibuat oleh Ketua Eksekutif, juga selaku Pengurus Projek, adalah penting tetapi tidak dilakukan pada setiap hari.

Untuk menghantar surat atau dokumen sahaja adalah satu tugas yang besar. Namun, dari segi hirarki kepentingan (priority), tugas itu berada agak terkemudian berbanding dengan apa yang dilakukan oleh Ketua Eksekutif. Jadi seorang jurugegas mesti membuat keputusan terbaik untuk sampai ke tempat yang dituju dengan segera. Faktor-faktor yang diambilkira termasuk jenis kenderaan dan jalan yang akan dilalui, juga faktor cuaca. Keputusan-keputusan tersebut akan mempengaruhi bilangan tujuan dan bilangan dokumen yang boleh ‘diuruskan’ dalam satu hari hingga tugasnya selesai. Itu tidak termasuk menolong kawan untuk membeli ‘pizza’, nasi goreng kampong atau kari kepala ikan untuk makan malam.!

Dari kedua-dua fenomena di atas, jurugegas mesti membuat keputusan sekurang-kurangnya sekali setiap hari, tujuh kali seminggu dan dua puluh lima kali sebulan berbanding Ketua Eksekutif yang hanya membuat keputusan, mungkin, sekitar 4 hingga 5 kali sahaja dalam sebulan.